R82: Dynamics NAV holder styr på økonomien og skruerne

Løsningsområder:
ERP
Produkter:
Microsoft Dynamics NAV

Da R82 A/S i 1991 købte sin første NAV-løsning, var det en 100 % dansk virksomhed med 30 medarbejdere, hvoraf tre var it-brugere. I dag er R82 en international koncern med salgsdatterselskaber i Tyskland, Holland, Tjekkiet, UK og USA – og 210 medarbejdere, hvoraf mere end 110 er NAV-brugere. Og stadig kører forretningen på Dynamics NAV.

R82 udvikler, producerer og sælger udstyr, der hjælper handicappede børn og unge til blandt andet at sidde, stå, gå og blive transporteret. Inden for denne niche er R82 global markedsleder. Der er tale om meget individuelle produkter, der er bygget op af standardkomponenter og tilpasset den enkelte bruger. Komponenterne produceres fortrinsvis i Østen, mens montage sker på hovedkvarteret i Gedved mellem Skanderborg og Horsens.

”Vores succes afhænger af, at brugerne kun skal vente kort tid på at få vores produkter. Vi er på sin vis ordreproducerende, men må have et bufferlager, så vi hurtigt kan montere og levere. Derfor er vi helt afhængige af en ERP-løsning til at styre salg, produktion og lager. Mangler der bare en skrue, kan vi ikke levere. Derfor er vores Dynamics NAV sat op, så alle standardkomponenter kan leveres forholdsvis hurtigt. Dynamics NAV hjælper – ud fra data om hvad vi har på lager, og hvad vi forventer at sælge det næste stykke tid – med at beregne, hvornår vi skal bestille komponenter”, forklarer økonomichef Tom Amby.

Få kunder – mange leverandører

R82 har valgt en strategi, hvor der kun er én importør i hvert land (dog to i Japan), og hvor varesortimentet er så bredt, at forhandlerne ikke behøver andre leverandører, men kan give R82’s produkter 100 % attention. Derfor er antallet af kunder under 50, mens der ca. 400 leverandører.

Tom Amby: -”Selvom vi har et begrænset antal kunder, må vi gøre et enormt salgsarbejde, fordi hver slutbruger er unik og skal have et helt tilpasset produkt. Dertil kommer, at der i hvert salgsforløb er involveret flere parter. Eksempelvis i Tyskland skal en terapeut først afdække barnets behov. Dernæst bevilger en læge købet, som så skal betales af en sygekasse. Og forældrene har naturligvis også noget at skulle have sagt, så det er fire parter, der skal overbevises om, at vores produkt er det rette.”

Alt salg styres i Dynamics NAV, hvor medarbejderne kan trække alle produktvarianter frem. Systemet skal være nemt at sætte sig ind i, og det er også en grund til, at R82 har holdt fast i NAV, selvom der nu er flere lande med og antallet af brugere er steget til over 100.

”Vi har ingen problemer med at køre det antal”, fastslår Tom Amby. ”De sidste år har vi kørt på en SQL-database, og det fungerer upåklageligt. Vi føler ikke, at vi er vokset fra systemet. Kontoplanen ligner stadig den, vi brugte i 1991. Men vores NAV-løsning har jo også udviklet sig. Til at begynde med var afsætningslandene det vigtigste for os, men i dag er det produkterne, hvorfor lagerstyring og produktionsstyring, som ikke var med i den oprindelige løsning, er uundværlige redskaber nu, hvor vi har omkring 30.000 varenumre og et stort antal produktvarianter, som vi skal kunne styre.”

Fuldt integreret

R82 har en fuldt integreret Dynamics NAV, hvor alt – lige fra de første indkøb til udviklingssagerne og til i sidste ende afskrivninger – styres. Også produktionen styres herfra.

”Vores system skal kunne håndtere et lager, hvor vi har lagerstyring ude i datterselskaberne. Og det skal kunne håndtere en produktionsstyring, hvor vi får komponenterne hjem, så vi kan levere inden for fire uger. Men levering af komponenter kan tage op til 14 uger, fordi der ofte er tale om specialfremstillede dele. Derfor skal vores system kunne forudsige, hvad vi forventer at bruge, men samtidig også holde lageret så lavt som muligt. Det styrer vi ved at være gode til at planlægge og få nogle salgs forecasts ind i systemet, så vi kan beregne behovet for, hvad der skal bestilles hjem. Og dernæst bestiller vi i god tid, så vi kan få det hjem på lager og altid har en buffer dér. Før havde vi op til otte-ni ugers leveringstid, men er nede på tre-fire uger nu. Det er vi lykkedes med – og har samtidig nedbragt lagerbindingen – fordi vi har nogle dygtige planlæggere. Og fordi vi har fået sat Dynamics NAV op, så vi kan bruge det til at styre forretningen”, siger Tom Amby.

De enkelte lande har et lager af de mest gængse færdigvarer, som hurtigt kan tilpasses. Komponentlageret ligger i Danmark, men datterselskaberne kan via Dynamics NAV se beholdningen og bestille komponenter.

Mindre risiko for fejl

Dynamics NAV er med til at minimere risikoen for fejl mellem, hvad der bestilles, og hvad der leveres. Det sidste år har R82 skabt et flow, hvor alle forhandlere kan afgive elektroniske ordrer. Ordrene læses ind i Dynamics NAV, så alle de bestilte varenumre registreres, og produktionen kalkuleres ud fra ordren. I dag kommer 75-80 % af ordrene ind elektronisk og dermed uden risiko for fejltastning. Videre i processen er styklisterne også bygget op i Dynamics NAV, hvilket sikrer, at det rigtige produkt leveres ud af huset. Ordrebekræftelse og faktura kan også sendes elektronisk, hvis kunden ønsker det.

Hvis det er datterselskaberne, der er kunder, får de automatisk en fil til deres del af Dynamics NAV-databasen. Varen placeres elektronisk på et transitlager, så moderselskabs og datterselskabs regnskaber stemmer overens i hele forløbet. Når varen fysisk kommer frem, henter datterselskabet leverancen ind i sit system sammen med fakturaen. Alt er på den måde uberørt af menneskehånd, siden ordren blev sendt. Denne effektivisering eliminerer arbejdet med manuel indtastning og den dermed forbundne risiko for fejl.

Dynamics NAV er et skridt foran

Mere end 20 års brug af Dynamics NAV har givet R82 et indgående kendskab til systemet. Og da det også er meget fleksibelt, har virksomheden holdt fast i det.

”Vi synes jo, at vi har en kolossal viden om Dynamics NAV, og det har altid været et lille skridt foran vores behov. Derfor er vi aldrig søgt andre veje. Gennem årene har vi fået mange ting rettet til, men vi prøver, når vi løfter en version, at skære flest mulige tilretninger væk og komme tættere på standarden ved at rette vores egne procedurer til”, siger Tom Amby.

Som økonomichef kan han tilfreds notere, at det også er billigere. Da R82 skiftede fra den tegnbaserede NAV til den Windows-baserede kostede det ti gange mere, end et løft gør i dag.

Samarbejde med Columbus NSC

R82 har i ni år haft egen konsulent ansat til Dynamics NAV og håndterede selv det seneste løft. Til andre opgaver, bl.a. programmering og verificering, og sparring hentes ressourcer hos Columbus NSC.

”Vi har brug for nogen udefra med erfaring, når vi vil optimere vores processer og stadig holde os tættest muligt på standarden”, siger Tom Amby. ”Det har betydet kolossalt for os, at Columbus har etableret en dedikeret Dynamics NAV-afdeling. Det er vigtigt, at vi kan få den support, vi har brug for, når vi er helt ude i krogene af Dynamics NAV. Og at det er vidende konsulenter, som sikrer, at vi er tro mod standardversionen, og at det er muligt at bygge videre på vores løsning.”

”Hele tiden er det et spørgsmål om at holde balancen mellem, hvad vi selv skal lave, og hvad vi skal købe os til. Vi har i Columbus NSC fået tilknyttet nogle konsulenter, der virkelig er gået ind i vores virksomhed og har hjulpet os på en god måde med de problemstillinger, vi har haft. Det er mere et samarbejde end et kunde-leverandør forhold. Der er en god kemi mellem os, og de tilfører os nogle ting, der berettiger, at vi ikke selv laver det”, siger Tom Amby.

 

Fakta om R82 A/S
Parallelvej 3, 8751 Gedved.
R82 producerer individuelle tekniske hjælpemidler og udstyr til børn og unge med handicap – og er globalt førende på dette område. Hovedkontor og montageafdeling ligger i Gedved ved Horsens. Datterselskaber i UK, Holland, Tyskland, Tjekkiet og USA. Ud fra disse håndteres også salg og distribution i Østrig, Schweiz, Luxembourg, Belgien, Irland, Slovakiet og Canada. 
Cirka 210 medarbejdere, heraf 140 i Danmark.
Omsætning 2010 235,7 mio. DKK og et rekordresultat på 18,8 mio. DKK.
Grundlagt i 1982 af tre iværksættere – i dag ejer kapitalfonden LD Equity 2 K/S 66 % af aktierne.

 

Stil dit spørgsmål her

Hvis du har et spørgsmål, eller ønsker inspiration til din konkrete situation, så skriv til os her.