Nordic Rentals A/S: Et ERP generationsskifte på bare ni dage

Løsningsområder:
ERP
Produkter:
Microsoft Dynamics NAV

Nordic Rentals i Løsning er en af Nordeuropas største udlejere af lyd-, lys-, AV- og sceneudstyr. Når DR afvikler X Factor finale i Parken, Jyske Bank har en stor firmaevent i Jylland, og Prince skal på scenen oppe i Norge, så skal der være sikkerhed for, at de rette lampe-typer, storskærme og højttalere er fremme til tiden, og at der er styr på, hvad der er lejet ind af mandskab og fremmed udstyr.

Med andre ord: Også i denne branche er effektive it-løsninger et must. Alligevel har Nordic Rentals helt frem til januar 2010 klaret sig med en Navigator-løsning, der kørte på DOS. En mere moderne platform var noget af det første, som Jørgen Visti Andersen fik til opgave at kigge efter, da han tiltrådte som CFO i april 2009. Navigator var nærmest en begrænsning for den vækstorienterede virksomhed, som havde brug for et økonomisystem, hvorfra der kunne hentes langt flere informationer ud.

Hurtigt et meget langt skridt videre

Jørgen Visti Andersen identificerede hurtigt Dynamics NAV som en holdbar løsning, der passede til virksomheden. Og Columbus NSC’s ”NAV på 9 dage” med implementering til en fast pris var den helt rette fremgangsmåde for Nordic Rentals.

”Det var et klart koncept, som tiltalte os”, siger Jørgen Visti Andersen. ”Vi kunne flytte det hele over på Dynamics NAV til en fornuftig pris uden uventede omkostninger. Skulle vi have startet forfra med en ny økonomi-løsning, talte vi om helt andre summer. Her kom vi hurtigt et meget, meget langt skridt videre og ville få en fremtidssikret platform til en pris, der var til at betale, og som vi kunne udvikle os videre fra. Vi kunne ret hurtigt få flyttet hele vores økonomi over på en moderne platform, og vi kunne få en langt bedre økonomistyring på et mere informativt system.”

Implementering til fast tid og pris

”NAV på 9 dage” giver kunden en fast pris og en fast tidsramme, hvor Columbus NSC på ni arbejdsdage implementerer Dynamics NAV. Forløbet strækker sig typisk over to-tre måneder, hvor kunden ind imellem selv udfører en række opgaver med konvertering og overførsel af grunddata, stamdata og åbningsdata. Columbus NSC har udviklet et værktøj baseret på Excel til indlæsning af data via en CSV-fil, så kunden selv kan gennemføre overførsel og eventuelt samtidig foretage en datavask.

Jørgen Visti Andersen ved, hvad det kræver at migrere fra et gammelt system til et nyt: tid og ressourcer. Det har det også gjort denne gang, men: ”Vi har haft en dygtig, tålmodig konsulent, som har været god til at tage os i hånden og hjælpe os igennem en krævende proces, hvor løsningen skulle implementeres i 6-7 selskaber på én gang. Ting, der lå uden for konceptet, fik vi let med ind. For eksempel tilkøbte vi overførslen af et anlægskartotek på 8.000 anlægsnumre inklusive opsætning.”

Administrationen hos Nordic Rentals har brugt mange timer på at overføre data, lave opsætning og tests osv. Men det har ifølge CFO’en været meget lærerigt at have hands-on, fordi brugerne har fået indsigt i, hvad løsningen formår.
”Vi har ikke haft behov for programmeringsarbejde i systemet. Det er vigtigt for os, at det er en standard Dynamics NAV, så vi ikke skal betale dyrt for tilretninger ved opgraderinger og nye versioner”, siger Jørgen Visti Andersen. ”I forhold til Navigator har vi nu en løsning med en betydeligt bedre brugerflade og langt flere muligheder. Det er et åbent system, der taler godt sammen med andre systemer fra fx Microsoft og ikke mindst Excel.”

Lettelse, sikkerhed og overblik

En udfordring, der endnu står tilbage, er integrationen med andre af de it-løsninger, som Nordic Rentals arbejder med, og som har fået virksomheden til at fravælge Produktion-modulet i Dynamics NAV. Det er først og fremmest EasyJob, der anvendes til ressourceplanlægning. Alle faktureringsdata kommer fra EasyJob, og den del er allerede integreret med Dynamics NAV. Men Jørgen Visti Andersen vil meget gerne også integrere rekvisitionssystemet:

”Det vil styrke vores overblik markant. Vi er en lidt kaotisk virksomhed, fordi vi støtter os til mange små underleverandører, som måske ikke er så hurtige til at sende fakturaer, når vi indlejer teknikere eller udstyr. Uden klare informationer om, hvad underleverandørerne har til gode hos os, er det svært at levere valide data til ledelsen.”

Vi bliver hurtigere på aftrækkeren

Netop de valide data og den langt hurtigere registrering i Dynamics NAV skal være med til at bringe Nordic Rentals videre, fastslår Jørgen Visti Andersen.

”Det giver os et betydeligt bedre beslutningsgrundlag, at vi kan give ledelsen præcise analyser og up-to-date perioderegnskaber. Vi bliver hurtigere på aftrækkeren med at levere valid information. Vi får mulighed for at forfølge vores vækststrategi ved tilkøb af udstyr og firmaer, fordi Dynamics NAV gør det enkelt at integrere nye virksomheder i vores administrative løsning. Og vi bliver bedre til at styre vores likviditet. Vi er i en investeringstung branche, hvor en enkelt bevægelampe hurtigt løber op i 100.000 kr., så det er vigtigt, at beslutningsgrundlaget er i orden hver gang.”

Jørgen Visti Andersen kalder 2010 for ”året, hvor vi er blevet klogere. Vi får mere og mere ud af systemet. Og næste år får vi data, vi kan sammenligne med året før, så vi kan se udviklingstendensen. Når vi får integreret vores ressourceplanlægning fuldt ud, giver det os et hav af informationer, som vi ikke har i økonomisystemet i dag. Vi vil kunne lave endnu bedre analyser på udlejningsfrekvenser, hvad tjener vi på de enkelte dele osv. og kombinere det med informationerne i Dynamics NAV. Det er vigtigt for en virksomhed som vores, der er præget af mange projekter, at der er overblik. Vi er i gang mange steder, og kunderne er afhængige af vores professionalisme. Det dur altså ikke, at Prince står på scenen i Bergen, og der mangler to højttalere og en storskærm”, siger Jørgen Visti Andersen.

 

Om Nordic Rentals A/S
Hovedkontor i Løsning ved Horsens og afdeling i København på Carlsberg-grunden i Valby.
Et af Nordeuropas førende selskaber indenfor udlejning og salg af lyd, lys, scene og AV.
Råder over cirka 8.000 udlejnings items, her-iblandt en af verdens største mobile scener på mere end 1.000 kvm. Leverer udstyr og mandskab til stort set alle typer arrangementer og events i alle størrelser – firmafester, corporate events, musikfestivaler i ind- og udlandet, X Factor finale i Parken, verdensturneen ABBA the Show, Status Quo, Runrig og mange andre.
55 fuldtidsansatte foruden en del freelancere og en række underleverandører på udstyr. 4.000 kvm. lagerplads og over 20 lastbiler, trailere m.m

 

 

 

Stil dit spørgsmål her

Hvis du har et spørgsmål, eller ønsker inspiration til din konkrete situation, så skriv til os her.